Una auditoría de cuentas avanza mucho mejor cuando la empresa llega preparada. No se trata de hacer un trabajo extra, sino de ordenar a tiempo lo que de todos modos habrá que facilitar al auditor. Estas son las seis claves que más ayudan, según nuestra experiencia con compañías de distintos tamaños y sectores.

1. Anticipa el calendario

Las cuentas anuales deben formularse en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio y someterse a la aprobación de la junta general dentro de los seis meses posteriores. Si la auditoría es obligatoria, además, el nombramiento del auditor corresponde a la junta general y debe realizarse antes de que termine el ejercicio que se va a auditar, por un periodo inicial que no puede ser inferior a tres años ni superior a nueve.

Lo práctico: acordar con el auditor, con meses de antelación, un calendario con las fechas de la planificación, del trabajo previo al cierre, del trabajo final y de entrega del informe. Cuanto antes se fijen, menos presión hay en la recta final.

2. Cierra la contabilidad antes de que llegue el equipo

Un cierre contable limpio es lo que más acorta el trabajo de campo. Antes de la visita conviene tener hechas, como mínimo, las conciliaciones bancarias, la conciliación de saldos con clientes y proveedores, las amortizaciones, las periodificaciones y las provisiones del ejercicio. Las diferencias que aparecen en esta fase son mucho más baratas de resolver que las que se detectan con el auditor ya en las instalaciones.

3. Ten a mano la documentación clave

Cada auditoría tiene sus particularidades, pero casi siempre se necesitan los mismos documentos. Si están ordenados y accesibles desde el primer día, se evitan semanas de idas y venidas:

  • Balance de sumas y saldos, libro mayor y libro diario del ejercicio.
  • Extractos bancarios al cierre y listado de cuentas, préstamos, avales y pólizas vigentes.
  • Contratos significativos con clientes, proveedores, arrendadores y entidades financieras.
  • Actas de la junta general y del órgano de administración.
  • Detalle de existencias, inmovilizado y sus altas y bajas del ejercicio.
  • Nóminas, seguros sociales y retenciones, junto con las declaraciones de impuestos presentadas.
  • Detalle de operaciones con partes vinculadas.

4. Prepara los juicios y las estimaciones

Las partidas que implican juicio de la dirección son las que más atención reciben: deterioros de activos, provisiones y contingencias, recuperabilidad de créditos fiscales, valoraciones de activos o la hipótesis de empresa en funcionamiento. Documentar con antelación las hipótesis utilizadas, y su soporte, evita discusiones de última hora y facilita que el auditor pueda concluir sobre ellas con evidencia suficiente.

5. Designa un interlocutor único

Es una medida sencilla y muy eficaz: una persona de la empresa que coordine las solicitudes del auditor, sepa dónde está cada documento y pueda resolver o derivar rápidamente las dudas. Evita duplicidades, respuestas contradictorias y peticiones que se quedan sin atender.

6. Cuenta lo que ha cambiado

Informa al auditor desde el principio de lo que ha sido distinto este año: operaciones inusuales o fuera del curso ordinario del negocio, cambios de criterio contable, nuevas financiaciones o incumplimiento de condiciones pactadas con los bancos, litigios, reestructuraciones, cambios en el equipo directivo o en los sistemas de información, y hechos relevantes ocurridos después del cierre. Compartir el contexto pronto permite orientar el trabajo hacia lo que de verdad importa y evita sorpresas al final.

Qué esperar del proceso

Una auditoría suele desarrollarse en cuatro fases: planificación y conocimiento del negocio, trabajo previo al cierre, trabajo final tras el cierre y emisión del informe. Durante todo el proceso es normal que el auditor comparta las incidencias que va detectando, de modo que la dirección tenga margen para valorarlas y, si procede, corregirlas antes de la formulación de las cuentas.

Cómo podemos ayudarte en Audalia

Acompañamos a nuestros clientes en todas las fases, desde la planificación inicial hasta la entrega del informe, con un equipo estable y un interlocutor claro. Si quieres que revisemos juntos qué tienes que tener preparado en tu caso, cuéntanos tu situación y un experto de nuestro equipo de auditoría financiera se pondrá en contacto contigo.